Quelques astuces pour réussir un séminaire d’entreprise

séminaire entreprise

Vous devez organiser un séminaire d’entreprise et vous stressez ? Vous avez raison !

Car ce n’est pas un événement comme un autre, c’est une date clef dans la vie de toute société. C’est une vitrine de votre entreprise. L’image que vous allez donner en termes d’organisation, de prestations, d’accueil seront intimement associés à celles de votre marque. Alors pour un séminaire d’entreprise réussie, aucune faute n’est permise et tout doit être anticipé en amont.

Si vous n’avez pas encore fait votre check-list, voici quelques-uns des défis à surmonter pour organiser un séminaire.

Au départ, c’est une équation à 5 inconnues :

Définir des objectifs

Vous devez en premier discuter avec la direction générale pour bien cibler votre objectif. C’est une étape cruciale, car vous allez déterminer alors les employés concernés. Connaître par exemple leur fonction ou leur moyenne d’âge est primordial pour avoir un séminaire cohérent.

Après la discussion vient l’étape de la négociation : vous devez savoir et maîtriser votre budget à chaque étape.

Déterminer une date

Comme tout événement réunissant un grand nombre de personnes, c’est une étape délicate et parfois longue. Vous devez intégrer des facteurs internes, propres à l’entreprise (planning connu des congés, activité plus ou moins saisonnière, disponibilité des dirigeants…) mais aussi des facteurs externes (ponts, vacances, grands événements prévus, disponibilité des intervenants et des prestataires…).

Prenez-vous-y le plus tôt possible et testez quelques dates auprès de vos collègues et de vos prestataires. Dès que la date est fixée, prévenez tous les participants.

Salle de séminaire

Privatiser une salle

C’est une étape cruciale à laquelle vous devez longuement réfléchir. N’hésitez pas à consulter de sites de professionnel afin de vous faire accompagner dans cette démarche.

En effet, c’est sans doute l’étape la plus compliquée. Trouver une salle de séminaire parfaite pour votre événement va dépendre de plusieurs facteurs.

  • Quelle zone géographique avez-vous défini (pensez aux moyens de locomotion pour tous) ? Quel type de lieux (moderne, rustique, intime…) ?
  • Quel environnement (culturel, naturel, sportif, notamment, si du temps libre est prévu…) ?

Ce sont des exemples de questions auxquelles il vous faut avoir une réponse avant de vous engager dans la privatisation d’un lieu. Il faut à ce stade un gros travail de recherche, auprès de collègues de travail, auprès de proches et sur internet grâce à des sites comme Privateaser.

conférence lors d'un séminaire

Construire un programme

Un séminaire réussi impose de créer un équilibre cohérent entre heures de travail et plages de loisirs : vous devez donc réfléchir à un emploi du temps équilibré.

Cette étape permet de distinguer les tâches à préparer en interne (discours, présentation, matériel à apporter, logistique…) et celles nécessitant des prestataires extérieurs (hébergement, restauration, transport, sonorisation, vestiaires, activités sportives ou culturelles…). C’est simple, vous devez satisfaire les envies de tous !

Faire appel à des prestataires : demander des devis

Une fois vos prestataires extérieurs définis, vous devez établir des devis : soyez précis dans les demandes pour éviter de mauvaises surprises. Ne faites pas de doublons (le lieu peut inclure certaines prestations) et ne multipliez pas les prestataires (certains peuvent en réaliser plusieurs).

Pour votre choix, gardez à l’esprit que vous devez satisfaire à la fois les participants et votre directeur financier !

Ainsi, l’impression des supports de communication fera partie des prestations à externaliser. Printoclock se tient à votre disposition pour se charger de cela en apportant une attention certaine aux détails, au respect des délais ainsi qu’à votre budget. Vous avez trouvé vos 5 inconnues ? Vous êtes fin prêt pour impressionner vos collègues et organiser un séminaire d’entreprise réussie, un qui restera dans les annales.