Télétravail : 15 outils collaboratifs pour les professionnels des arts graphiques et de la communication

La pandémie de coronavirus (COVID-19) change nos façons de travailler. Afin de ralentir la diffusion du virus et d’éviter les déplacements inutiles, le gouvernement pousse les entreprises à mettre en place le télétravail.
Virus ou pas, de nombreux outils de travail collaboratif ont été développés ces dernières années pour rendre le travail en équipe plus simple et efficace ou pour rester en contact avec les clients.
Espace de travail virtuel, gestion de projet, visioconférence, partage et éditions de documents … Nous vous proposons une sélection d’outils digitaux pour organiser votre travail à distance et gagner en productivité.

Des outils de travail pour la collaboration visuelle

GoVisually

GoVisually est un des leaders mondiaux pour obtenir un feedback sur vos créations graphiques.
Créez des roughs (illustration sommaire) depuis l’application et partagez-les avec vos clients. Vos partenaires vont pouvoir interagir en direct avec votre création graphique et annoter des commentaires sur le projet.
L’application propose un tableau de bord avec un gestionnaire de tâches pour déléguer et suivre les modifications demandées par le client.
Des abonnements payants à partir de 20 $ par mois sont disponibles en fonction vos besoins.

Mural

Mural est un espace de travail numérique pour la collaboration visuelle. L’outil propose de nombreux templates pour créer : brainstorming, kanban, gestion de projet, storyboarding, sprint, canvas, mind mapping, … L’outil idéal pour remplacer les murs du bureau !
Sur un mur, chaque collaborateur pourra poster et organiser ses idées sous forme de notes repositionnables virtuelles. Il est aussi possible de partager des vidéos, des liens ou encore des fichiers Excel ou Illustrator.
Mural est compatible avec d’autres outils de travail collaboratif comme Google Drive et Microsoft One Drive.
Côté tarif, l’offre de base est à 12 $ mensuel et par utilisateur.

Des outils de travail collaboratif pour gérer les projets

Trello

Impossible de passer à côté de Trello : c’est l’une des applications les plus utilisées dans le monde pour gérer les projets et planifier les tâches quotidiennes.
Trello permet de bâtir ses projets sous forme de tableaux, ces derniers sont organisés en listes. Elles recensent les tâches avec l’aspect de cartes.
Le point fort de l’outil est la facilité de prise en main et d’utilisation. Trello est très intuitif ce qui permet d’organiser les tableaux comme vous le souhaitez. Pour améliorer la collaboration entre les équipes, vous pouvez partager les tableaux entre plusieurs collaborateurs. Ajoutez des commentaires, des pièces jointes, des deadlines et d’autres éléments pour personnaliser vos cartes Trello.
Une version freemium est proposée. Pour profiter pleinement de Trello un abonnement annuel à 9,99 $ par mois et par utilisateur est nécessaire. Au delà de 20 utilisateurs, vous devrez souscrire un plan entreprise proposé à 20,83 $ par mois et utilisateur avec des tarifs dégressifs.

Wimi

Wimi est une des meilleures suites de travail collaboratif pour créer en équipe. L’outil aide les équipes à s’organiser et à rendre le travail plus efficace sur les projets.
Wimi est plus complet que les logiciels de gestion de projet classique. Toutes vos équipes peuvent collaborer et créer via :

• un espace de travail unifié ;
• des canaux de discussion ;
• des messages privés ;
• un gestionnaire de documents avec droit d’accès ;
• un Drive pour partager les fichiers ;
• un gestionnaire de projet ;
• un gestionnaire de tâches ;
• des agendas partagés ;
• des appels audio / vidéo ;
• un outil de reporting.

Wimi attache beaucoup d’importance à la sécurité et à la protection des données. Ces dernières sont hébergées en France. De plus, la solution est conforme au RGPD.
Vous pouvez intégrer Wimi aux outils que vous utilisez au quotidien comme : Microsoft Office 365, G Suite, Outlook et s’intègre facilement avec plus de 100 applications (Zapier, Dropbox, Skype, Slack …).
Vous pourrez tester Wimi gratuitement. Pour une utilisation plus intensive des abonnements mensuels sont proposés à partir de 15 € par collaborateur.

Todoist

Todoist permet de gérer facilement les tâches quotidiennes en ayant une vue d’ensemble simple et efficace des projets. L’outil s’adresse à toutes les personnes qui souhaitent mieux s’organiser.
Vous pouvez hiérarchiser les tâches à réaliser avec des codes couleur, organiser des projets et programmer des deadlines. En plus, planifiez des rappels pour ne rien oublier. Todoist permet de déléguer des tâches à des collaborateurs, de partager des fichiers, d’échanger des informations … Tout pour gagner du temps et augmenter sa productivité et celle de ses équipes.
Autre avantage, il s’intègre à de nombreux services dont Google Drive, Zapier ou Slack.
Outre la version gratuite, vous pourrez bénéficier de toutes les options à partir de 3 $ par mois individuellement.

Des plateformes de communication collaborative

Slack

Slack est un des services SAAS les plus populaire utilisés au monde pour communiquer entre les équipes. En plus de la plateforme Web, vous pouvez télécharger l’application pour ordinateur ou mobile.
Concrètement, Slack est une messagerie instantanée qui facilite la communication des équipes au travers des chaînes publiques ou privées. Les utilisateurs de la plateforme peuvent échanger librement des informations ou des documents.
Pour éviter l’envoi d’e-mails ou les réunions inefficaces, la fonctionnalité Slack Calls permet de passer des appels vidéo ou audio. Slack intègre facilement des applications ou services utiles au quotidien comme Google Drive ou Dropbox.
Les petites structures peuvent bénéficier de Slack gratuitement pendant une période illimitée. Pour les entreprises de plus grandes tailles, les tarifs commencent à partir de 6,25 $ par mois.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est l’application de communication collaborative directement intégrée dans la suite Office 365. Elle simplifie le partage d’informations pour les entreprises qui travaillent avec la suite du géant mondial de Redmond. Microsoft met en avant Teams pour remplacer l’autre messagerie maison : Skype pour les entreprises.
Cette suite intègre de nombreuses fonctionnalités :

• messagerie instantanée avec partage de documents ;
• appels audio ;
• visioconférences.

Pour pouvoir utiliser le service, vous devrez souscrire à Office 365 à partir de 50,40 € HT par an/utilisateur.

Des logiciels de visioconférence

Skype

Skype est une messagerie instantanée efficace pour communiquer en équipe en temps réel. Skype appartient à Microsoft. Vous pourrez facilement organiser des réunions en visioconférence gratuitement.

Visio4you

Visio4you est une solution française de visioconférence. Elle attache une importance particulière à la sécurité puisque les échanges sont entièrement cryptés par chiffrement SSL.
Vous pouvez utiliser Visio4you pour vos réunions, webinaires ou visioconférences. La vidéo et la Voix HD vous offre une qualité irréprochable pour vos échanges.
En plus, le tout est proposé gratuitement.

Des logiciels d’e-mailing pour rester en contact avec les clients

Sarbacane

Sarbacane est un des pionniers de l’e-mailing marketing en France. L’interface est facile à prendre en main. Vous pouvez utiliser Sarbacane pour : des campagnes emailing & newsletters, SMS marketing, marketing automation, landing page, formulaire, chat …
Il propose un service d’accompagnement pour optimiser les performances de votre stratégie marketing.
Tarifs à partir de 59 € par mois pour une utilisation annuelle.

SendinBlue

SendinBlue fait partie des leaders du marché de l’e-mailing marketing car il offre de nombreuses fonctionnalités et un bon rapport qualité / prix.
SendinBlue est une solution française simple et complète. Outre le marketing automation,vous pouvez communiquer via des campagnes email, SMS marketing, landing page, Facebook Ads.
Prix mensuel :

• 9 000 emails/mois : gratuit
• 40 000 emails/mois : 19 €
• 60 000 emails/mois : 29 €
• 120 000 emails/mois : 49 €
• 350 000 emails/mois : 129 €

Des services pour le stockage de documents

iCloud

iCloud est la solution de stockage et de synchronisation d’Apple. Elle s’intègre facilement à l’écosystème de la marque à la pomme. Ainsi, sauvegardez des documents jusqu’à 5 Go dans le cloud gratuitement et un peu moins de 10 € pour 1To.

DropBox

Dropbox est surement un des services de stockage de fichier les plus appréciés. Il permet de stocker 2 Go de fichiers gratuitement dans le cloud. Pour stocker davantage de photos, vidéos, documents, fichiers, il vous faudra souscrire à une offre professionnelle ( à partir de 12 € par mois/utilisateur). DropBox sauvegarde les données sur des serveurs sécurisés. La solution permet le travail collaboratif en ligne et sur mobile.

Google Drive Entreprise (Google Workplace)

Drive Entreprise intègre directement sa suite d’applications : Docs, Sheets, Slides, … Ils sont disponibles dans un cloud sécurisé pour faciliter le partage, le stockage et l’accès aux fichiers. Ce système de partage favorise la productivité de vos collaborateurs. Drive Enterprise se base sur le nombre d’utilisateurs actifs et l’espace de stockage occupé par mois pour définir la tarification. Une version gratuite est disponible avec un compte personnel pour 15 Go de stockage.

Le partage de documents

Swiss Transfer

Comme son nom l’indique, Swiss Transfer est le concurrent suisse de We Transfert. La solution permet d’envoyer gratuitement et sans inscription jusqu’à 50 Go de données. Les fichiers stockés en Suisse sont transférables pendant 30 jours. Le partage s’effectue par mail, Slack ou simplement par un lien. Options intéressantes : vous pouvez protéger le transfert des fichiers par mot de passe ou gérer directement l’expiration d’accès aux documents.

Avec ces 15 outils de travail collaboratif, vous serez organisé pour travailler à distance en équipe.
Si vous utilisez d’autres solutions collaboratives n’hésitez pas à les partager en commentaires.

Sébastien

Passionné par la communication digitale, ma formation de webmaster m’a sensibilisé au graphisme. J’écris sur Printoblog pour partager ma veille et des idées.